Nhiều người dành hàng tháng để chuẩn bị hồ sơ định cư Canada: luyện IELTS, làm ECA, xin thư xác nhận công việc, công chứng giấy tờ và thậm chí thuê dịch vụ hỗ trợ. Thế nhưng khi nộp lên IRCC, hồ sơ vẫn có thể bị từ chối. Điều làm nhiều người bối rối không phải là việc rớt hồ sơ, mà là không hiểu vì sao mình bị từ chối, cũng không rõ hồ sơ thiếu ở đâu hoặc sai ở điểm nào. Điều này tạo cảm giác bất an và dễ khiến người mới hoang mang, mất phương hướng khi chuẩn bị lại hồ sơ.

Thực tế, quy trình xét duyệt của IRCC luôn dựa trên hai nhóm điều kiện rất rõ ràng: Eligibility – điều kiện để IRCC chấp nhận xem xét hồ sơ của bạn và Admissibility – điều kiện để bạn được phép nhập cư và trở thành thường trú nhân. Hồ sơ của bạn có thể đạt Eligibility nhưng vẫn bị từ chối ở phần Admissibility, và ngược lại. Nhiều trường hợp tưởng rằng mình đã làm đúng, nhưng chỉ một chi tiết nhỏ không đúng chuẩn IRCC cũng khiến hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.

Bài viết này sẽ giải thích đầy đủ, dễ hiểu và có hệ thống về những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối, nhằm giúp bạn hiểu sâu và chuẩn bị hồ sơ chắc chắn hơn ngay từ đầu.

Hồ sơ bị từ chối vì không đạt điều kiện Eligibility

Eligibility có thể hiểu đơn giản là điều kiện nền tảng để một hồ sơ được xem xét. Nếu một tiêu chí không đạt, IRCC sẽ không thể tiếp tục xử lý hồ sơ, dù những phần còn lại có chỉnh chu đến đâu. Dưới đây là những nguyên nhân Eligibility khiến người Việt bị từ chối nhiều nhất.

Chọn sai nhóm nghề (NOC/TEER)

Canada không đánh giá kinh nghiệm của bạn dựa trên tên chức danh, mà dựa trên nhiệm vụ thực tế bạn thực hiện mỗi ngày. Đây là điểm mà rất nhiều người bỏ qua. Nhiều chức danh công việc tại Việt Nam không phản ánh đúng bản chất công việc, dẫn đến chọn sai NOC trong hồ sơ Express Entry.

Ví dụ, chức danh “nhân viên văn phòng” có thể thuộc TEER 3 hoặc TEER 4 tùy nhiệm vụ. Nếu nhiệm vụ thực tế chỉ gồm các công việc hỗ trợ đơn giản như trả lời điện thoại, tiếp khách, phân loại giấy tờ, bạn có thể chỉ thuộc TEER 4 – không đủ điều kiện cho Express Entry. Trong khi đó, nhiều người lại chọn TEER 3 hoặc TEER 2 để được tính điểm cao hơn, nhưng nhiệm vụ lại không ăn khớp. Kết quả là IRCC đánh giá kinh nghiệm không hợp lệ, khiến hồ sơ bị từ chối dù bạn thực sự có kinh nghiệm.

Thư xác nhận công việc không đúng chuẩn IRCC

Thư xác nhận công việc (Reference Letter) là tài liệu quan trọng nhất để IRCC xác định bạn có làm công việc đó hay không. Nhiều người chỉ xin thư dạng giấy xác nhận công tác rất ngắn gọn, nhưng IRCC yêu cầu nội dung chi tiết hơn nhiều: thời gian làm việc, vị trí, số giờ/tuần, mức lương và đặc biệt là mô tả nhiệm vụ chiếm trọng số lớn trong việc xét duyệt.

Nếu thư thiếu một trong các yếu tố bắt buộc, IRCC sẽ không thể xác nhận kinh nghiệm của bạn. Nhiều hồ sơ bị rớt chỉ vì thư xác nhận không ghi rõ giờ làm việc, khiến IRCC không biết bạn có đạt đủ 30 giờ/tuần để được tính full-time hay không. Một lỗi phổ biến khác là nhiệm vụ trong thư không khớp với mô tả NOC ở mức tối thiểu 60%. Khi đó, hồ sơ bị đánh giá không đủ căn cứ chứng minh kinh nghiệm và bị từ chối.

IELTS hoặc chứng chỉ ngôn ngữ hết hạn khi nộp eAPR

Chứng chỉ ngôn ngữ chỉ có hiệu lực trong 2 năm. IRCC xét ngày nộp eAPR, chứ không xét ngày nhận ITA. Có nhiều trường hợp điểm IELTS đủ để nhận ITA, nhưng đến lúc nộp hồ sơ thì chứng chỉ đã hết hạn từ vài ngày đến vài tuần và hồ sơ bị từ chối ngay lập tức vì điều kiện ngôn ngữ không còn hợp lệ.

Người mới thường bị nhầm thời điểm này, đặc biệt khi vòng rút thăm EE bất ngờ diễn ra sau nhiều tháng chậm trễ, khiến lịch hết hạn IELTS trùng vào thời gian chuẩn bị eAPR.

ECA không hợp lệ hoặc đánh giá sai loại bằng cấp

ECA (Educational Credential Assessment) là bước bắt buộc đối với FSWP và giúp tăng điểm CRS cho mọi chương trình. Tuy nhiên, ECA chỉ hợp lệ nếu:

• Được cấp bởi tổ chức được IRCC chỉ định
• Đúng loại bằng cấp
• Còn hiệu lực 5 năm
• Nêu rõ giá trị tương đương tại Canada

Một số hồ sơ bị rớt vì bằng cấp được đánh giá thấp hơn thực tế (ví dụ bằng cử nhân nhưng ECA đánh giá chỉ tương đương 1-year diploma). Điều này làm điểm CRS giảm, dẫn đến không còn đủ điểm so với vòng rút thăm đã nhận ITA. IRCC sẽ từ chối hồ sơ ngay nếu phát hiện sự chênh lệch này.

Kinh nghiệm làm việc không liên tục đối với FSWP

FSWP yêu cầu tối thiểu 1 năm kinh nghiệm liên tục. Điều này nghĩa là bạn không được nghỉ việc giữa chừng quá lâu, hoặc chuyển vị trí không đúng nhóm nghề. Nhiều người nghĩ chỉ cần đủ tổng số tháng là được, nhưng IRCC chỉ chấp nhận kinh nghiệm liên tục không ngắt quãng đối với FSWP.

• Ví dụ: nếu bạn làm 6 tháng ở công ty A, nghỉ 3 tháng rồi làm tiếp 6 tháng ở công ty B (cùng NOC), bạn vẫn không đủ tiêu chuẩn, dù tổng thời gian đủ 12 tháng.

Khai sai thông tin trong profile khiến CRS thay đổi

Khi tạo hồ sơ Express Entry, bạn có thể được tính điểm cao vì thông tin tự khai. Nhưng khi IRCC đối chiếu hồ sơ thật (eAPR), chỉ cần một chi tiết không khớp cũng khiến điểm CRS bị giảm dưới mức yêu cầu của vòng rút thăm.

Ví dụ:

• Khai 3 năm kinh nghiệm nhưng chỉ chứng minh được 1 năm
• Khai mức tiếng Anh cao hơn thực tế
• Khai bằng cấp chưa được ECA công nhận
• Khai nhầm TEER để tăng điểm

Khi điểm thực tế thấp hơn điểm tại thời điểm nhận ITA, IRCC sẽ từ chối hồ sơ ngay lập tức.

Hồ sơ bị từ chối vì không đạt điều kiện Admissibility

Admissibility có thể hiểu là điều kiện để được phép nhập cư Canada. Đây là bộ tiêu chí nhằm đảm bảo rằng bạn đủ an toàn, đủ sức khỏe và đủ trung thực để trở thành thường trú nhân. Nhiều người đạt Eligibility nhưng lại rớt ở Admissibility vì không hiểu rõ mình cần đáp ứng những gì, hoặc chủ quan ở những chi tiết nhỏ mà IRCC đánh giá rất nghiêm túc.

Dưới đây là các nguyên nhân Admissibility gây từ chối nhiều nhất:

Lý lịch tư pháp có vấn đề hoặc không khớp thông tin

IRCC yêu cầu bạn phải nộp lý lịch tư pháp (PCC) từ:

• Việt Nam và
• Mọi quốc gia bạn từng cư trú trên 6 tháng trong 10 năm gần nhất.

Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo bạn không có án tích nghiêm trọng hoặc hành vi vi phạm pháp luật. Một số lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối gồm:

• Không nộp PCC từ quốc gia bạn từng ở
• PCC không đúng mẫu, hoặc được cấp quá sớm so với thời điểm IRCC yêu cầu
• Thông tin cá nhân trên PCC không khớp hồ sơ (khác tên, ngày sinh, quốc tịch…)
• Có án tích chưa được xóa hoặc không giải trình

Thậm chí, nếu bạn bị phạt hành chính ở nước ngoài, bạn cần giải thích rõ ràng để IRCC hiểu đúng tình huống. Việc thiếu minh bạch thường khiến hồ sơ bị xem xét kỹ hơn và có thể dẫn đến từ chối.

Khám sức khỏe không đạt yêu cầu IRCC

Khám sức khỏe là một phần quan trọng trong mọi hồ sơ định cư. IRCC cần biết rằng bạn không mắc các bệnh gây nguy cơ lây nhiễm cộng đồng hoặc không có tình trạng sức khỏe gây chi phí điều trị quá mức cho hệ thống y tế Canada.

Những trường hợp hồ sơ thường bị từ chối gồm:

• Dấu hiệu lao phổi hoạt động
• Bệnh truyền nhiễm chưa được điều trị
• Men gan, chức năng gan/thận bất thường kéo dài
• Các bệnh cần điều trị dài hạn và chi phí cao
• Không tuân thủ yêu cầu khám lại hoặc nộp bổ sung

Một số trường hợp chỉ cần vết mờ trên X-ray phổi, IRCC yêu cầu thêm xét nghiệm trong 8 tuần. Nếu không tuân thủ đúng thời hạn hoặc không gửi giải trình y tế hợp lệ, hồ sơ có thể bị từ chối dù bệnh không nghiêm trọng.

Lịch sử di trú không tốt

Admissibility không chỉ xét tại Canada mà còn xét lịch sử di trú toàn cầu của bạn. Nếu bạn từng:

• bị từ chối visa
• bị trục xuất
• ở quá hạn visa
• làm việc trái phép
• vi phạm điều kiện study permit hoặc work permit

IRCC sẽ xem xét rất kỹ tình trạng này. Nhiều người từng bị từ chối visa Mỹ, Úc, Hàn Quốc… nhưng không khai rõ trong hồ sơ Canada. Khi IRCC phát hiện, hồ sơ không chỉ bị từ chối mà còn có nguy cơ rơi vào diện misrepresentation.

Cung cấp thông tin không trung thực

(Nguyên nhân nặng nhất và dễ dẫn đến bị cấm 5 năm)

Cung cấp thông tin không trung thực (Misrepresentation) là một trong những lý do nghiêm trọng nhất khiến hồ sơ bị từ chối. IRCC xem đây là hành động cung cấp thông tin sai lệch, thiếu trung thực hoặc cố ý che giấu thông tin.

Những lỗi có thể bị xem là cung cấp thông tin không trung thực:

• Khai sai thời gian làm việc
• Khai sai học vấn hoặc chưa có ECA nhưng vẫn khai để lấy điểm
• Trình bày nhiệm vụ không đúng thực tế để khớp NOC cao hơn
• Chỉnh sửa bảng lương hoặc hợp đồng
• Không khai lịch sử xin visa bị từ chối ở các nước khác
• Không khai rõ thời gian cư trú hoặc đi lại

Ngay cả khi bạn không cố ý sai, IRCC vẫn có quyền kết luận hồ sơ gây hiểu sai nếu thông tin không khớp giữa các giấy tờ. Hình phạt cho cung cấp thông tin không trung thực là cấm nộp hồ sơ Canada trong 5 năm, rất nặng và gần như chấm dứt cơ hội định cư trong thời gian này.

Bảng so sánh Eligibility vs Admissibility

Tiêu chí	Eligibility	Admissibility
Ý nghĩa	Điều kiện để IRCC xét hồ sơ	Điều kiện để bạn được nhập cư
Kiểm tra khi nào?	Khi tạo profile và nộp eAPR	Giai đoạn kiểm tra sâu sau ITA
Ví dụ không đạt	Sai NOC, ECA không hợp lệ, IELTS hết hạn	PCC có vấn đề, bệnh nặng, vi phạm visa
Hậu quả	Không được ITA hoặc bị từ chối sớm	Bị từ chối cuối hồ sơ, thậm chí bị cấm 5 năm
Tác động	Mất điểm, không đủ điều kiện	Hồ sơ bị đánh giá rủi ro cao

Lưu ý khi nộp hồ sơ

Checklist tự kiểm tra trước khi nộp hồ sơ PR:

• NOC đã đối chiếu ≥ 60% nhiệm vụ chưa?
• Thư xác nhận công việc đã đủ 7 mục IRCC yêu cầu chưa?
• IELTS còn hạn ít nhất 3 tháng trước hạn nộp?
• ECA còn hiệu lực 5 năm?
• PCC đủ từ tất cả quốc gia cư trú chưa?
• Tài khoản ngân hàng có đủ số dư và lịch sử giao dịch ổn định?
• Có từng bị từ chối visa không? Đã khai trung thực?
• Có bệnh mãn tính cần giải trình không?

Danh sách này giúp giảm 90% rủi ro bị từ chối hồ sơ.

Nếu bạn cần kiểm tra lại hồ sơ trước khi nộp PR hoặc muốn đánh giá rủi ro Eligibility – Admissibility, đội ngũ chuyên viên CENIMMI giúp bạn rà soát toàn bộ giấy tờ theo chuẩn IRCC để giảm thiểu rủi ro bị từ chối.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Nếu hồ sơ bị từ chối, có nộp lại được không?

   Có. Trừ trường hợp bị kết luận “misrepresentation”, bạn có thể nộp lại ngay khi khắc phục lỗi.

2. Hồ sơ bị từ chối có ảnh hưởng điểm CRS không?

    Không ảnh hưởng điểm, nhưng ảnh hưởng tinh thần và thời gian xử lý.

3. IRCC có giải thích rõ lý do từ chối không?

    Thông báo từ chối khá ngắn. Muốn xem lý do đầy đủ, bạn cần xin GCMS notes.

4. Bị từ chối do khám sức khỏe có nộp lại được không?

    Được, khi tình trạng sức khỏe ổn định và có hồ sơ y tế đầy đủ.

5. Thư xác nhận công việc cần nhất điều gì?

    Danh sách nhiệm vụ phải khớp NOC ≥ 60% — đây là yếu tố quan trọng nhất.