Mất giấy phép lao động khi đang sinh sống và làm việc tại Canada có thể gây nhiều khó khăn trong việc chứng minh quyền làm việc, thực hiện thủ tục hành chính hoặc chuẩn bị cho chuyến đi quốc tế. Tuy nhiên, việc mất bản giấy Work Permit không đồng nghĩa giấy phép và tình trạng cư trú của người lao động tự động mất hiệu lực. Điều quan trọng là xác định giấy phép còn hạn hay không, lựa chọn đúng thủ tục thay thế và đặc biệt phân biệt trường hợp chỉ mất giấy tờ với trường hợp Work Permit đã hoặc sắp hết hạn. Dưới đây là hướng dẫn cập nhật theo thông tin của IRCC trong năm 2026.

Mất Work Permit có mất tình trạng hợp pháp không

Work Permit là giấy phép do Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) cấp, cho phép công dân nước ngoài làm việc tại Canada theo những điều kiện cụ thể. Tùy trường hợp, người lao động có thể sở hữu giấy phép lao động gắn với một nhà tuyển dụng cụ thể hoặc giấy phép lao động mở.

Vì vậy, khi phát hiện Work Permit bị thất lạc, bị đánh cắp hoặc hư hỏng, nhiều người lo ngại mình sẽ ngay lập tức mất quyền làm việc tại Canada. Đây là điểm cần được hiểu chính xác.

Theo hướng dẫn hiện hành của IRCC, Work Permit còn hiệu lực nằm trong nhóm giấy tờ nhập cư có thể được thay thế khi bị mất, đánh cắp hoặc hư hỏng. Nói cách khác, việc mất bản giấy không tự động làm mất hiệu lực của tình trạng nhập cư đã được IRCC cấp.

Vấn đề thực tế nằm ở chỗ người lao động không còn bản giấy để chứng minh tình trạng và các điều kiện làm việc của mình. Điều này có thể gây trở ngại khi làm việc với nhà tuyển dụng, thực hiện một số thủ tục hành chính hoặc chuẩn bị cho việc xuất nhập cảnh.

Do đó, người lao động nên xử lý việc mất Work Permit càng sớm càng tốt thay vì chờ đến khi cần sử dụng giấy tờ mới bắt đầu xin thay thế.

Những việc cần làm khi mất Work Permit

Kiểm tra kỹ trước khi thực hiện thủ tục thay thế

Trước tiên, người lao động nên xác định Work Permit thực sự đã mất hay chỉ đang bị thất lạc. Hãy kiểm tra lại ví, túi xách, hồ sơ cá nhân, nơi làm việc, phương tiện cá nhân và những địa điểm đã đến gần thời điểm cuối cùng sử dụng giấy phép.

Nếu nghi ngờ giấy phép bị đánh cắp, việc lập biên bản hoặc báo cáo với cơ quan cảnh sát địa phương có thể giúp tạo bằng chứng về sự việc và hạn chế rủi ro giấy tờ bị sử dụng trái phép.

Người lao động cũng nên tập hợp những bản sao Work Permit đã lưu trước đó, thư từ IRCC, số UCI và thông tin hồ sơ liên quan. Những tài liệu này có thể giúp việc xác định thông tin của giấy phép cũ thuận lợi hơn.

Kiểm tra ngày hết hạn của Work Permit

Đây là bước đặc biệt quan trọng bởi cách xử lý phụ thuộc vào việc giấy phép vẫn còn hiệu lực, sắp hết hạn hay đã hết hạn.

Nếu Work Permit vẫn còn hiệu lực và người lao động chỉ làm mất bản giấy, có thể thực hiện thủ tục xin thay thế giấy tờ.

Ngược lại, nếu Work Permit sắp hết hạn, vấn đề không còn đơn thuần là “xin lại giấy bị mất”. Người lao động cần đồng thời đánh giá điều kiện gia hạn giấy phép để không bị gián đoạn tình trạng tại Canada.

IRCC hiện khuyến nghị người lao động nộp hồ sơ gia hạn hoặc thay đổi điều kiện Work Permit ít nhất 30 ngày trước ngày giấy phép hiện tại hết hạn.

Work Permit bị mất nhưng vẫn còn hạn

Theo cập nhật của IRCC năm 2026, người có giấy tờ nhập cư bị mất, đánh cắp hoặc hư hỏng cần xem xét bộ hồ sơ Verification of Status or Replacement of an Immigration Document và gửi hồ sơ đến Operations Support Centre tại Ottawa theo hướng dẫn hiện hành.

Đối với Work Permit, IRCC cũng xác nhận người sở hữu phải hoàn thành hồ sơ và thanh toán phí để được cấp giấy tờ thay thế.

IMM 5009 và Verification of Status là gì

Mẫu IMM 5009 – Verification of Status or Replacement of an Immigration Document được sử dụng trong quy trình xác minh tình trạng hoặc thay thế một số giấy tờ nhập cư.

Theo hướng dẫn chính thức, người nộp cần hoàn thành các phần liên quan của IMM 5009. IRCC lưu ý hồ sơ không đầy đủ có thể bị trả lại và thông tin cung cấp trong đơn có thể được xác minh.

Một điểm cần phân biệt là Verification of Status (VOS) không phải một Work Permit mới theo nghĩa gia hạn quyền làm việc. Việc xin xác minh hoặc thay thế giấy tờ không làm kéo dài thời hạn của giấy phép cũ.

Vì vậy, nếu Work Permit còn một năm hiệu lực nhưng bị mất, mục tiêu là thay thế giấy tờ chứng minh tình trạng hiện tại. Nhưng nếu giấy phép sắp hết hạn, người lao động phải xem xét thủ tục gia hạn phù hợp chứ không nên cho rằng việc nộp IMM 5009 sẽ tự động kéo dài thời hạn làm việc.

Hồ sơ xin thay thế Work Permit

Danh mục chính xác cần được đối chiếu với bộ hồ sơ IRCC tại thời điểm nộp. Tuy nhiên, dựa trên hướng dẫn IMM 5009 và nội dung hồ sơ gốc, người nộp nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhận dạng và thông tin giúp IRCC xác định hồ sơ nhập cư trước đây.

Các tài liệu thường cần lưu ý gồm hộ chiếu và thông tin nhân thân; UCI nếu biết; bản sao Work Permit bị mất nếu trước đó đã lưu; thông tin về ngày cấp, ngày hết hạn và điều kiện trên giấy phép; giải trình hoàn cảnh giấy phép bị mất, đánh cắp hoặc hư hỏng; tài liệu liên quan đến việc thay đổi tên hoặc thông tin cá nhân nếu có; chứng từ thanh toán phí và những tài liệu khác được checklist hiện hành yêu cầu.

Nếu tài liệu được sử dụng không phải tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, người nộp cần đặc biệt chú ý yêu cầu dịch thuật của IRCC.

Việc giữ bản scan của Work Permit, hộ chiếu, thư chấp thuận và những giấy tờ nhập cư quan trọng trên một hệ thống lưu trữ an toàn cũng là biện pháp cần thiết để giảm khó khăn nếu bản gốc bị mất trong tương lai.

Phí cấp lại Work Permit năm 2026

Đây là một trong những điểm cần cập nhật so với nhiều hướng dẫn không chính thức trên Internet.

Theo biểu phí IRCC được cập nhật tháng 7/2026, phí xác minh tình trạng hoặc thay thế một giấy tờ nhập cư là 30 CAD.

Nếu vấn đề không chỉ là mất giấy mà người lao động cần xin một Work Permit mới hoặc gia hạn giấy phép, mức phí sẽ khác. IRCC hiện niêm yết:

• Work Permit hoặc gia hạn Work Permit: 155 CAD/người;
• phí dành cho người sở hữu Open Work Permit, khi áp dụng: 100 CAD;
• khôi phục tình trạng với tư cách người lao động và xin Work Permit mới: tổng cộng 401,25 CAD theo biểu phí hiện hành.

Các khoản phí có thể thay đổi, vì vậy người nộp nên kiểm tra trực tiếp biểu phí IRCC trước khi thanh toán.

Work Permit bị mất và sắp hết hạn

Đây là trường hợp cần được ưu tiên xử lý hơn việc đơn thuần xin lại bản giấy.

Nếu giấy phép sắp hết hạn và người lao động vẫn muốn tiếp tục làm việc tại Canada, cần kiểm tra điều kiện gia hạn hoặc thay đổi Work Permit. IRCC nêu rõ người lao động phải xin gia hạn hoặc thay đổi điều kiện nếu giấy phép sắp hết hạn hoặc muốn thay đổi nhà tuyển dụng hay các điều kiện ghi trên giấy phép.

Maintained status giúp người lao động tiếp tục làm việc

Nếu người lao động nộp hồ sơ gia hạn hoặc thay đổi Work Permit trước khi giấy phép hiện tại hết hạn, họ có thể duy trì tình trạng hợp pháp trong thời gian IRCC xử lý hồ sơ.

Nếu đáp ứng điều kiện, người lao động còn có thể tiếp tục làm việc theo những điều kiện của giấy phép cũ trong thời gian chờ quyết định. IRCC gọi cơ chế này là maintained status.

Ví dụ, với Work Permit gắn với một nhà tuyển dụng cụ thể, người lao động về nguyên tắc phải tiếp tục làm việc cho nhà tuyển dụng được ghi trên giấy phép cũ trong thời gian duy trì tình trạng, trừ khi thuộc trường hợp được IRCC cho phép làm việc theo điều kiện khác.

Điểm quan trọng là việc chỉ nộp hồ sơ xin thay thế Work Permit bị mất không nên được nhầm với hồ sơ gia hạn Work Permit. Maintained status liên quan đến việc nộp hồ sơ gia hạn hoặc thay đổi tình trạng đúng thời hạn, chứ không phát sinh đơn thuần vì người lao động đang xin lại bản giấy bị mất.

Nếu Work Permit đã hết hạn

Nếu giấy phép hết hạn trước khi người lao động nộp hồ sơ gia hạn hoặc thay đổi tình trạng, vấn đề pháp lý nghiêm trọng hơn việc mất giấy phép.

IRCC quy định rằng khi người lao động mất tình trạng, họ phải ngừng làm việc. Nếu muốn tiếp tục ở Canada và quay lại làm việc, họ có thể phải xin khôi phục tình trạng và Work Permit mới, nếu đáp ứng điều kiện.

Do đó, cần phân biệt ba tình huống:

Work Permit còn hạn nhưng bị mất: tập trung vào thủ tục thay thế giấy tờ.

Work Permit bị mất và sắp hết hạn: vừa xử lý vấn đề giấy tờ, vừa đánh giá và nộp hồ sơ gia hạn đúng hạn nếu đủ điều kiện.

Work Permit đã hết hạn mà chưa nộp hồ sơ gia hạn hợp lệ: cần đánh giá tình trạng pháp lý và khả năng khôi phục tình trạng; không nên tiếp tục làm việc chỉ vì trước đây từng sở hữu Work Permit.

Sự khác biệt này rất quan trọng bởi một thủ tục thay thế giấy tờ không thể tự khắc phục việc người lao động đã mất tình trạng.

Yêu cầu chứng minh quyền làm việc

Khi mất bản giấy Work Permit, người lao động nên chủ động trao đổi với bộ phận nhân sự hoặc nhà tuyển dụng và cung cấp những bằng chứng hiện có về tình trạng của mình.

Đặc biệt, nếu Work Permit đã hết hạn nhưng người lao động đã nộp hồ sơ gia hạn đúng thời hạn và đủ điều kiện duy trì quyền làm việc, IRCC cho phép sử dụng một số tài liệu để chứng minh quyền tiếp tục làm việc.

Tùy phương thức nộp hồ sơ, bằng chứng có thể bao gồm bản sao hồ sơ gia hạn, bằng chứng thanh toán phí hoặc thông tin theo dõi bưu điện/chuyển phát. Trong một số trường hợp nộp trực tuyến, người lao động còn có thể nhận thư trong tài khoản IRCC chứng minh mình được phép tiếp tục làm việc trong thời gian xử lý.

Việc này khác với trường hợp chỉ làm mất Work Permit còn hiệu lực. Khi đó, bản sao giấy phép cũ, thư từ IRCC và bằng chứng đã nộp hồ sơ xin thay thế có thể giúp giải thích tình trạng, nhưng người lao động vẫn nên hoàn tất quy trình thay thế chính thức.

Có nên rời Canada khi Work Permit đã bị mất

Người lao động cần đặc biệt thận trọng với kế hoạch xuất cảnh.

Một Work Permit về bản chất không phải là giấy tờ du lịch thay thế cho hộ chiếu, thị thực tạm trú (TRV) hoặc giấy phép điện tử eTA. Điều kiện để quay trở lại Canada còn phụ thuộc vào quốc tịch, giấy tờ đi lại và tình trạng nhập cảnh của từng người.

Nếu đang ở Canada với maintained status sau khi nộp hồ sơ gia hạn, việc rời Canada cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng tiếp tục làm việc sau khi quay lại. IRCC vì vậy yêu cầu người đang gia hạn Work Permit phải tìm hiểu kỹ ảnh hưởng của việc xuất cảnh trước khi rời Canada.

Do đó, không nên hiểu rằng “Work Permit vẫn còn hiệu lực trên hệ thống” đồng nghĩa chắc chắn có thể xuất cảnh rồi quay lại Canada mà không gặp vấn đề.

Trước chuyến đi, người lao động nên kiểm tra riêng ba yếu tố: tình trạng Work Permit, giấy tờ cần thiết để nhập cảnh như TRV hoặc eTA và tình trạng hồ sơ gia hạn nếu đang được IRCC xử lý.

Mất Work Permit khi đang ở ngoài Canada

Nội dung nguồn ban đầu cho rằng người lao động có thể xin VOS từ nước ngoài. Tuy nhiên, hướng dẫn chính thức của IRCC cần được đọc kỹ hơn.

Danh sách cập nhật của IRCC phân biệt giấy tờ có thể thay thế khi người nộp ở trong Canada và ở ngoài Canada. Work Permit được IRCC liệt kê trong nhóm giấy tờ hiện hành có thể được thay thế khi ở trong Canada, trong khi danh sách dành cho trường hợp ở ngoài Canada được trình bày khác.

Vì vậy, người làm mất Work Permit khi đang ở nước ngoài không nên mặc định áp dụng quy trình giống hệt người đang ở Canada.

Ngoài vấn đề giấy phép lao động, họ cần kiểm tra hộ chiếu, TRV hoặc eTA và điều kiện nhập cảnh hiện tại. Đây là trường hợp nên đối chiếu trực tiếp hướng dẫn IRCC hoặc đánh giá hồ sơ cụ thể trước khi đặt vé máy bay không hoàn lại.

Những sai lầm thường gặp

Sai lầm phổ biến nhất là cho rằng mất bản giấy đồng nghĩa mất ngay tình trạng hợp pháp và vội vàng nộp một Work Permit hoàn toàn mới. Ngược lại, một số người lại cho rằng chỉ cần xin VOS là có thể tự động kéo dài quyền làm việc dù giấy phép sắp hết hạn. Cả hai cách hiểu đều có thể dẫn đến việc lựa chọn sai thủ tục.

Một rủi ro khác là không kiểm tra ngày hết hạn. Nếu quá tập trung vào việc tìm hoặc xin lại giấy phép mà bỏ qua thời hạn Work Permit, người lao động có thể đánh mất cơ hội duy trì tình trạng bằng cách nộp hồ sơ gia hạn trước ngày hết hạn.

Ngoài ra, người đang có maintained status cũng không nên tự động cho rằng mình được đổi sang một nhà tuyển dụng khác. Với Work Permit gắn với nhà tuyển dụng, IRCC về nguyên tắc yêu cầu tiếp tục tuân thủ điều kiện của giấy phép cũ trong thời gian xử lý, trừ trường hợp có cơ chế cho phép làm việc khác được áp dụng.

Quy trình xử lý phù hợp

Thay vì xử lý theo tâm lý “mất giấy thì xin giấy mới”, người lao động nên xác định tình trạng hồ sơ theo một trình tự rõ ràng.

Trước hết, xác định giấy phép bị mất, đánh cắp hay hư hỏng và tập hợp toàn bộ bản sao, UCI cùng tài liệu IRCC hiện có. Sau đó kiểm tra chính xác ngày hết hạn và điều kiện trên Work Permit.

Nếu giấy phép còn hiệu lực, người lao động có thể xem xét quy trình thay thế giấy tờ theo IMM 5009 và hướng dẫn hiện hành của IRCC. Nếu giấy phép sắp hết hạn, cần đánh giá đồng thời khả năng gia hạn để bảo vệ tình trạng. Nếu giấy phép đã hết hạn mà không có hồ sơ gia hạn hợp lệ được nộp trước đó, cần ngừng làm việc và kiểm tra điều kiện khôi phục tình trạng.

Cuối cùng, nếu có kế hoạch rời Canada, đổi nhà tuyển dụng hoặc đang gặp vấn đề với tình trạng cư trú, cần đánh giá riêng các yếu tố này thay vì chỉ xử lý việc mất bản giấy.

Câu hỏi thường gặp

1. Mất Work Permit có được tiếp tục làm việc không?

   Việc mất bản giấy không tự động hủy tình trạng nhập cư đã được cấp. Tuy nhiên, quyền tiếp tục làm việc phải được xác định dựa trên hiệu lực và điều kiện của giấy phép hiện tại.

   Nếu Work Permit đã hết hạn, khả năng tiếp tục làm việc phụ thuộc vào việc người lao động có nộp hồ sơ gia hạn hoặc thay đổi giấy phép đúng hạn và đáp ứng điều kiện maintained status hay không.

2. Phí xin thay thế Work Permit bị mất là bao nhiêu?

   Theo biểu phí IRCC cập nhật năm 2026, phí xác minh tình trạng hoặc thay thế giấy tờ nhập cư là 30 CAD cho mỗi giấy tờ.

3. Xin cấp lại Work Permit có giúp gia hạn thời gian làm việc không?

   Không nên xem thủ tục thay thế giấy tờ là thủ tục gia hạn. Nếu Work Permit sắp hết hạn, người lao động cần kiểm tra điều kiện và nộp hồ sơ gia hạn hoặc thay đổi Work Permit phù hợp.

4. Work Permit đã hết hạn có thể tiếp tục làm việc trong lúc xin khôi phục tình trạng không?

   Nếu đã mất tình trạng, IRCC yêu cầu người lao động ngừng làm việc. Việc nộp hồ sơ khôi phục tình trạng không đồng nghĩa được tiếp tục làm việc trong thời gian chờ xử lý.

Kết luận

Mất Work Permit tại Canada là vấn đề cần xử lý sớm, nhưng không nên đánh đồng việc mất bản giấy với việc mất tình trạng nhập cư. Yếu tố quyết định hướng xử lý là Work Permit còn hiệu lực, sắp hết hạn hay đã hết hạn.

Với giấy phép còn hiệu lực, IRCC có quy trình thay thế giấy tờ bị mất, đánh cắp hoặc hư hỏng. Nếu giấy phép sắp hết hạn, người lao động cần đồng thời quan tâm đến hồ sơ gia hạn để duy trì tình trạng hợp pháp. Trong trường hợp đã mất tình trạng, việc khôi phục tình trạng và xin Work Permit mới là một vấn đề khác và có những điều kiện riêng.

Đặc biệt, các trường hợp liên quan đến thay đổi nhà tuyển dụng, Work Permit đã hết hạn, maintained status, kế hoạch xuất nhập cảnh hoặc mất giấy phép khi đang ở ngoài Canada cần được đánh giá theo hoàn cảnh cụ thể.

CENIMMI khuyến nghị người lao động kiểm tra tình trạng hồ sơ, thời hạn Work Permit và hướng dẫn IRCC hiện hành trước khi nộp bất kỳ hồ sơ thay thế, gia hạn hoặc khôi phục tình trạng nào. Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu giúp hạn chế nguy cơ gián đoạn quyền làm việc và phát sinh vấn đề về tình trạng cư trú tại Canada.