Khi hồ sơ PR hoặc Work Permit của bạn được IRCC chấp thuận ở những bước cuối cùng, email Passport Request (PPR) sẽ được gửi về như một tín hiệu quan trọng: bạn đã sắp sửa được cấp visa để bay sang Canada. Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn mà rất nhiều ứng viên lo lắng: “Cần chuẩn bị những gì trước khi nộp hộ chiếu?”, “Nộp ở đâu để không bị chậm?”, “Nếu làm sai, hồ sơ có bị trả về không?”.

Quy trình nộp hộ chiếu dán visa thực tế không khó, nhưng đòi hỏi ứng viên phải làm đúng hướng dẫn của IRCC và VFS ở từng bước. Bất kỳ sai sót nhỏ nào như: thiếu giấy tờ, ký sai form, nộp trễ hạn, gửi sai địa chỉ,... đều có thể khiến hồ sơ bị trì hoãn hoặc buộc phải nộp lại từ đầu.

Bài viết này giúp bạn hiểu rõ từng bước nộp hộ chiếu dán visa Canada, từ cách đọc đúng thư PPR, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, chọn phương thức nộp phù hợp, cho đến cách theo dõi quá trình xử lý. Nếu bạn đang ở giai đoạn PPR và muốn đảm bảo hồ sơ không gặp bất kỳ rủi ro nào, hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn tự tin hoàn tất bước cuối cùng trước khi cầm visa trên tay.

Passport Request (PPR) là gì?

Passport Request (PPR) là email được IRCC gửi cho ứng viên yêu cầu nộp hộ chiếu bản gốc để dán visa Canada. Đây là bước gần như cuối cùng của quá trình xét duyệt hồ sơ. Sau khi IRCC xác nhận bạn đủ điều kiện để cấp thị thực, họ cần kiểm tra hộ chiếu thật và dán visa nhập cảnh (counterfoil visa) trước khi cấp CoPR – Confirmation of Permanent Residence cho hồ sơ PR hoặc cấp giấy phép lao động đối với Work Permit.

Bạn sẽ nhận PPR trong các trường hợp sau:

• Hồ sơ PR Outland đã vượt qua tất cả các bước: PCC, Medical, Background check…
• Hồ sơ Work Permit ngoài Canada đã được phê duyệt
• Hồ sơ Study Permit / Visitor Visa ở một số quốc gia cần dán visa nhập cảnh
• Hồ sơ xin lại thị thực khi visa cũ đã hết hạn

Điều quan trọng cần nhớ: - PPR không phải CoPR hoặc visa, mà chỉ là yêu cầu nộp hộ chiếu để hoàn tất bước cuối cùng.

- PPR chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 30 ngày). Vì vậy, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đúng, nộp nhanh và chính xác.

Chuẩn bị những gì trước khi nộp hộ chiếu dán visa?

Mặc dù PPR là một email khá ngắn, nhưng để tránh sai sót, bạn cần hiểu rõ từng tài liệu phải chuẩn bị. Bộ hồ sơ nộp hộ chiếu không chỉ gồm hộ chiếu gốc, mà sẽ bao gồm nhiều giấy tờ đi kèm theo yêu cầu của IRCC và VFS.

Hộ chiếu gốc

Bạn cần chuẩn bị hộ chiếu bản gốc, còn hạn ít nhất 6 tháng và còn đủ trang trống để dán visa. Một số trường hợp hộ chiếu cũ bị bong gáy, rách hoặc nhàu nhiều sẽ dễ bị VFS từ chối hoặc yêu cầu đổi hộ chiếu mới — vì IRCC chỉ dán visa lên hộ chiếu đảm bảo tình trạng tốt. Nếu hộ chiếu của bạn sắp hết hạn hoặc có dấu hiệu xuống cấp, hãy chủ động đổi trước khi nộp PPR.

Thư yêu cầu nộp hộ chiếu

Đây là email IRCC gửi kèm theo hướng dẫn nộp hộ chiếu. Ứng viên cần in nguyên văn, không chỉnh sửa, và nộp cùng với hộ chiếu. Thư này chứa toàn bộ thông tin quan trọng như mã hồ sơ, UCI, hướng dẫn nộp qua VFS hoặc bưu điện và thời hạn nộp. VFS sẽ đối chiếu thông tin này theo đúng tên và số hộ chiếu, nên bạn tuyệt đối không được sửa hoặc viết thêm vào thư.

Mẫu đơn VFS

VFS yêu cầu bạn ký VAC Consent Form. Đây là giấy ủy quyền cho VFS xử lý hộ chiếu, vận chuyển, chuyển trả, và thông báo trạng thái hồ sơ. Hầu hết người nộp hồ sơ PR hoặc Work Permit đều cần in mẫu này, ký đầy đủ và nộp cùng bộ hồ sơ.

Ảnh thẻ

Không phải hồ sơ nào cũng cần ảnh mới. Tuy nhiên nếu IRCC yêu cầu, bạn cần chuẩn bị ảnh đúng chuẩn ảnh visa Canada: nền trắng, gương mặt rõ nét, kích thước theo tiêu chuẩn và ghi tên cùng ngày chụp phía sau. Nếu ảnh không đạt chuẩn, VFS có thể giữ lại hoặc yêu cầu bạn bổ sung.

Các khoản chi phí cần chuẩn bị

Bạn cần dự trù những khoản phí sau:

• Phí dịch vụ VFS
• Phí chuyển phát hộ chiếu (nếu muốn nhận tại nhà)
• Phí in ấn, photocopy, SMS hoặc các dịch vụ phụ trợ
• Chi phí bưu điện (nếu nộp qua courier)

Việc chuẩn bị trước các khoản phí giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra suôn sẻ, tránh bị chậm hoặc phải quay lại lần hai.

Quy trình nộp hộ chiếu dán visa Canada tại VFS

Phần lớn ứng viên tại Việt Nam, Philippines, Ấn Độ hoặc các nước khu vực châu Á chọn nộp trực tiếp tại VFS Canada. Đây là cách nhanh, an toàn và hạn chế rủi ro thất lạc.

Quy trình thực tế như sau:

1. Đầu tiên, bạn cần đặt lịch hẹn (appointment) trên hệ thống của VFS. Trong bước này, bạn điền thông tin cá nhân, mã hồ sơ IRCC, số hộ chiếu và chọn ngày giờ phù hợp. Sau khi hoàn tất đặt lịch, VFS sẽ gửi email xác nhận kèm mã số lịch hẹn, bạn chỉ cần mang email này khi đến nộp.
2. Khi đến VFS trong ngày hẹn, bạn nộp toàn bộ hồ sơ vào quầy tiếp nhận: hộ chiếu gốc, thư PPR, đơn VFS và các giấy tờ bổ sung nếu có. Nhân viên VFS sẽ kiểm tra lại từng mục, đối chiếu tên, ngày sinh, số hộ chiếu và mã hồ sơ trước khi tiếp nhận. Nếu mọi thứ đều chính xác, bạn sẽ nhận được phiếu biên nhận, đây là giấy tờ rất quan trọng để theo dõi quá trình xử lý sau này.
3. Sau khi VFS chuyển hồ sơ sang IRCC, cơ quan di trú sẽ tiến hành dán visa và cấp CoPR (nếu là hồ sơ PR). Khi hoàn tất, hộ chiếu sẽ được trả về lại VFS để bạn đến nhận hoặc chuyển phát về nhà tùy dịch vụ bạn chọn. Thời gian xử lý có thể thay đổi theo từng thời điểm, nhưng nhìn chung dao động trong khoảng vài tuần.

Lưu ý quan trọng

Mặc dù quy trình nộp hộ chiếu tương đối đơn giản, nhưng thực tế có rất nhiều hồ sơ bị trì hoãn chỉ vì những lỗi nhỏ trong bộ tài liệu hoặc sai sót trong quy trình nộp. IRCC và VFS xử lý số lượng lớn hồ sơ mỗi ngày, nên chỉ cần một chi tiết không đúng chuẩn, hồ sơ có thể bị trả về ngay lập tức.

• Điều đầu tiên bạn cần lưu ý là nộp đúng thời hạn được ghi trong thư PPR. Thông thường, IRCC cho thời gian khoảng 30 ngày kể từ ngày phát hành thư để bạn hoàn tất việc gửi hộ chiếu. Việc nộp trễ có thể khiến hồ sơ bị hủy hoặc yêu cầu cấp lại thư PPR mới, gây kéo dài thời gian xử lý. Với hồ sơ Work Permit đang cần bay gấp hoặc PR có kế hoạch hạ cánh (landing), việc này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sang Canada.
• Thứ hai, bạn cần đảm bảo mọi giấy tờ trong bộ hồ sơ đều xuất hiện đầy đủ, rõ ràng và không chỉnh sửa nội dung. Thư PPR phải được in nguyên bản; form VFS phải được ký đúng vị trí; hộ chiếu phải còn hạn và không bị hư hỏng. Đây là những tiêu chí bắt buộc vì VFS chỉ làm nhiệm vụ tiếp nhận – kiểm tra – vận chuyển; họ không có quyền giải thích hoặc “linh hoạt” như một số người vẫn nghĩ.
• Cuối cùng, nếu nộp qua bưu điện, hãy ưu tiên phương thức chuyển phát bảo đảm và ghi rõ thông tin người gửi, người nhận để tránh thất lạc. Một số trường hợp gửi sai địa chỉ hoặc không đính kèm đầy đủ giấy tờ dẫn đến việc VFS phải gửi trả lại toàn bộ hồ sơ.

Những lỗi phổ biến

Từ kinh nghiệm xử lý nhiều bộ hồ sơ PR/Work Permit của khách hàng, CENIMMI ghi nhận một số lỗi rất phổ biến:

Hộ chiếu không đủ điều kiện để dán visa

Có những hồ sơ bị trả về chỉ vì hộ chiếu quá cũ, bị bong gáy hoặc không đủ trang trống để dán visa. Nếu hộ chiếu bạn đã sử dụng nhiều năm, hãy kiểm tra kỹ tình trạng vật lý trước khi nộp.

In thiếu trang hoặc thiếu thư hướng dẫn

Một bộ hồ sơ thiếu Passport Submission Letter hoặc thiếu trang có thông tin quan trọng sẽ không thể được xử lý. IRCC yêu cầu VFS phải đối chiếu toàn bộ nội dung trong thư PPR với hộ chiếu thật, nên thiếu bất kỳ phần nào đều có thể gây trì hoãn.

Ký sai hoặc quên ký đơn VFS

Form VFS có nhiều mục, và ứng viên thường bỏ quên phần ký xác nhận ở trang cuối. Nếu nộp tại VFS, nhân viên có thể nhắc; nhưng nếu gửi qua bưu điện, hồ sơ sẽ bị trả về hoàn toàn.

Sử dụng dịch vụ chuyển phát không theo hướng dẫn

VFS và IRCC có địa chỉ tiếp nhận hộ chiếu cụ thể. Nếu gửi sai địa chỉ hoặc sử dụng nhà vận chuyển không đúng hướng dẫn, hồ sơ dễ thất lạc hoặc bị từ chối.

Không giữ lại biên nhận

Phiếu biên nhận của VFS là bằng chứng duy nhất để kiểm tra tình trạng hồ sơ. Việc làm mất biên nhận có thể gây khó khăn trong quá trình theo dõi hoặc khi cần hỗ trợ.

Thời gian xử lý PPR

Mặc dù IRCC không công bố thời gian chính thức cho từng loại hồ sơ sau khi nhận PPR, kinh nghiệm thực tế cho thấy thời gian xử lý dao động trong khoảng từ vài ngày đến vài tuần, tùy theo lượng hồ sơ và mùa cao điểm.

Theo dõi trực tiếp qua VFS

Khi bạn nộp hồ sơ tại VFS, bạn sẽ nhận được một biên nhận có mã tracking. Mã này cho phép bạn:

• Kiểm tra xem hộ chiếu đã được chuyển đến IRCC chưa
• Tình trạng xử lý tại IRCC
• Thời điểm VFS nhận lại hộ chiếu đã dán visa

Theo dõi qua tài khoản IRCC

• Với hồ sơ PR/Work Permit nộp online, bạn vẫn có thể theo dõi tình trạng qua portal IRCC. Tuy nhiên, cập nhật của IRCC thường đến muộn hơn so với VFS.

Nhận hộ chiếu sau khi hoàn tất

Bạn có thể chọn:

• Nhận trực tiếp tại VFS
• Hoặc yêu cầu chuyển phát về nhà

Cách nào cũng an toàn, nhưng với các tỉnh xa hoặc hồ sơ có nhiều giấy tờ, dịch vụ chuyển phát là lựa chọn thuận tiện hơn.

Kết luận

Nhiều khách hàng của CENIMMI chia sẻ rằng họ cảm thấy giai đoạn nộp hộ chiếu là đơn giản, nhưng thực tế lại phát sinh rất nhiều chi tiết dễ gây lỗi. Đây là lý do mà đội ngũ CENIMMI luôn hỗ trợ sát sao khách hàng khi nhận PPR:

• Kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi nộp để đảm bảo không thiếu giấy tờ quan trọng
• Hướng dẫn chọn phương thức nộp phù hợp (trực tiếp hay chuyển phát)
• Giải thích rõ từng mục trong PPR để tránh hiểu sai yêu cầu
• Theo dõi thời gian xử lý và thông báo khi có cập nhật mới
• Hỗ trợ xử lý lỗi khi hồ sơ bị trả về hoặc yêu cầu nộp lại

Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo lộ trình PR/Work Permit không bị trì hoãn bởi những lỗi nhỏ, đặc biệt với khách hàng cần bay theo thời gian dự kiến.

Nộp hộ chiếu dán visa Canada là giai đoạn quan trọng cuối cùng trước khi bạn chính thức cầm visa trên tay. Làm đúng quy trình, đủ giấy tờ và nộp đúng thời hạn sẽ giúp hồ sơ được xử lý nhanh, tránh bị trì hoãn không đáng có. Nếu bạn muốn được kiểm tra hồ sơ trước khi nộp hoặc cần hướng dẫn từng bước theo chuẩn IRCC, đội ngũ chuyên viên CENIMMI luôn sẵn sàng hỗ trợ.

Liên hệ CENIMMI để được đánh giá hồ sơ miễn phí và hướng dẫn chi tiết theo lộ trình của bạn.

Câu hỏi thường gặp

1. Khi nhận PPR, tôi có cần nộp hộ chiếu ngay không?

   Bạn nên nộp sớm nhất có thể trong thời hạn được ghi trong thư PPR (thường khoảng 30 ngày). Việc nộp trễ có thể khiến IRCC yêu cầu xin lại thư PPR mới hoặc ảnh hưởng đến tiến độ của hồ sơ PR/Work Permit.

2. Tôi có thể đổi hộ chiếu sau khi nhận PPR không?

   Được. Tuy nhiên, bạn cần cập nhật số hộ chiếu mới cho IRCC trước khi nộp. Nếu không, IRCC sẽ không thể dán visa lên hộ chiếu mới hoặc trả về yêu cầu bổ sung.

3. Nộp hộ chiếu qua bưu điện có rủi ro không?

   Không nếu bạn tuân theo đúng hướng dẫn trong thư PPR và sử dụng dịch vụ chuyển phát bảo đảm. Tuy nhiên, nộp trực tiếp tại VFS vẫn là lựa chọn an toàn và nhanh nhất.

4. Thời gian trả hộ chiếu đã dán visa là bao lâu?

   IRCC không có thời gian cố định, nhưng thực tế hồ sơ thường được xử lý trong vài ngày đến vài tuần. Bạn có thể theo dõi bằng mã tracking của VFS.

5. Tôi có thể dẫn theo gia đình khi nộp PPR không?

   Với hồ sơ PR hoặc Work Permit có người phụ thuộc, tất cả thành viên đều nhận được PPR riêng. Bạn có thể nộp chung bộ hồ sơ cho cả gia đình tại VFS để thuận tiện theo dõi.